Einheitlicher Standard für die Türen und Raumbuchung der Verwaltung
Ziel des Projektes „Digitale Türen“ ist es, in den Gebäuden der Stadt Solingen sämtliche Außentüren, die neuralgischen Flurtüren, Besprechungsräume und ausgewählte Büro- und Lagerräume mit einem einheitlichen Transponderstandard auszustatten. Dafür nutzt die Stadt Solingen den bereits im Einsatz befindlichen Transponder für den Schlüsselbund, der auch für die Zeiterfassung sowie das zentrale Drucksystem eingesetzt wird. Auch sollen sich z.B. Türen zu Besprechungsräumen nur öffnen, wenn eine konkrete Buchung der eintretenden Person vorliegt. Abgerundet wird das Projekt, wenn die Besprechungen in den Räumen auch automatisch und digital an einem stromsparenden E-Ink Display angezeigt werden! Also doch irgendwie mehr als nur „Digitale Türen“…
Innovation im Projekt
Mehrere bestehende Systeme werden durch ein einheitliches ersetzt! Allein dies bietet Techniker:innen genügend Freude. Doch auch für die Anwender:innen hat das neue System wesentliche Vorteile:
- Manuelle Schlüsselverwaltungen entfallen
- Zutritt zu Besprechungsräumen werden automatisch vergeben und der Zutritt ist umgehend möglich
- Besprechungsräume und deren Besprechungen sind von außen eindeutig ersichtlich
- Ein Chip für alles… es benötigt keinen großen Schlüsselbund mehr
Zusätzlich wird das System mit weiteren Digitalisierungsprojekten verknüpft: Digitale Stele, SolingenApp und Indoornavigation! So werden die Besprechungen in den Besprechungsräumen in Zukunft an zentralen Eingängen der Verwaltungsgebäude auf eine Informationsstele angezeigt und mittels eines QR-Codes startet in der SolingenApp die Indoornavigation im Gebäude! Verwaltungswege transparent!
Nutzung zentraler Stammdaten
Die Erweiterung des bestehenden Personalverwaltungssystems hat klare Vorteile: Doppelte Datenhaltung wird vermieden, die Steuerung der Berechtigungen übersichtlicher und die Administration der Daten vereinfacht. Dazu werden die Mitarbeiter-Informationen sowie die Transponder-ID aus dem Personalverwaltungssystems genutzt. Alle Mitarbeitenden mit einem Personalstammdatensatz und einer zugeordneten Transponder-ID erhalten dadurch Standard-Zutrittsberechtigungen für Außen- und Flurtüren. Spezielle Berechtigungen wie zum Beispiel ein 24/7 Zutritt für Bürotüren oder Besprechungsräume werden in einer Administrationsoberfläche individuell vergeben. Für einen möglichst reibungslosen Übergang vom alten Transponderstandard zum neuen wurden die aktuellen Türberechtigungen mit den vorhandenen Personaldaten (inkl. Transponder-ID) verglichen und fehlende Einträge ergänzt. ## Besondere Berechtigungen für besondere Personen(-gruppen) Vor dem Start des Projektes erhielten Personen(-gruppen) wie beispielsweise Krisenstab, Feuerwehr oder Hausmeister einen Transponder mit der Berechtigung für ihre Tätigkeit. Damit konnte der Zutritt getestet und sichergestellt werden, dass im Falle einer Krise alle wichtigen Personen(-gruppen) dort hineinkommen, wo sie gebraucht würden. Damit auch wirklich alle Mitarbeiter:innen am Tag nach dem Einbau der neuen Lesegeräte Zugang zu ihrer Arbeitsstätte haben, werden die Transponder mit einer bereits beschriebenen Zutrittsberechtigung an den Pförtnerlogen hinterlegt und zentral ausgegeben. Der reibungslose Ablauf ist damit sichergestellt. Die Mitarbeiter:innen unterschreiben beim Abholen der Transponder einen Ausgabezettel, auf dem die jeweilige Transponder-ID hinterlegt ist. Diese IDs werden anschließend vom Personalteam den passenden Personalstammdatensätzen hinzugefügt. Damit ist ein personalisierter Zutritt zum Gebäude sichergestellt und Missbrauch ausgeschlossen.
Vergabe der Berechtigungen
Für die Eingabe und Änderung von Zutrittsbefugnissen durch Mitarbeiter:innen ist das Durchlaufen eines IT-Workflows erforderlich, über den die Autorisierungen von mehreren Personen überprüft werden. Die Bearbeitung wird im finalen Schritt von Stadtdienst 11 vorgenommen und der Transponder mit der entsprechenden Berechtigung vergeben. Um im Bedarfsfall kurzfristig handlungsfähig zu sein, wird am Empfang im Rathaus am Walter-Scheel-Platz sowie der Bonner Straße dauerhaft ein Bestand an Transpondern mit beschriebenen Zugangsberechtigungen hinterlegt. Diese werden nach dem gleichen Verfahren wie in der Einführungsphase gegen Unterschrift ausgegeben. Zumindest das bleibt vorerst analog…
