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Die elektronische Akte bei der Klingenstadt Solingen: papierloses Büro in der Verwaltung

Papierberge, Aktenstapel und Schriftstücke aus Papier gehören in der Verwaltung bald der Vergangenheit an: Ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystems (DMS) ermöglicht die flächendeckende E-Akte. Diese Technologie legt den Grundstein für die digitale Stadtverwaltung und die Smart City Solingen.

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Die elektronische Akte als Grundstein für die digitale Stadtverwaltung Solingen

Der Umstieg von Papier auf digitale Schriftstücke ist ein grundlegender Schritt zur zukunftsfähigen und nachhaltigen Stadtverwaltung Solingen. Das Ziel: die elektronische Akte (E-Akte) in der gesamten Stadtverwaltung flächendeckend einzuführen. Gemeinsam mit den IT-Dienstleistern regio iT und codia wird zukünftig ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem - ein „digitaler Aktenschrank“ - Prozesse vereinfachen und eine schnelle und transparente Bearbeitung aller Verwaltungsvorgänge ermöglichen.

In einigen Bereichen der Verwaltung wird die E-Akte bereits genutzt, zum Beispiel beim Stadtdienst Recht mit der Abteilung Bußgeldstelle. Weitere Bereiche werden zeitnah folgen.

Umstieg von Papier auf digital: Die Vorteile liegen auf der Hand

Die Corona-Pandemie hat gezeigt, dass zukunftsfähiges Arbeiten digitales Arbeiten ist. Auf Akten und Unterlagen muss jederzeit zugegriffen werden können. Angestellte der Verwaltung werden vermehrt im Homeoffice arbeiten und benötigen dafür die passenden digitalen Werkzeuge und Lösungen. Die E-Akte ist der Grundstein dafür.

Traditionelle Arbeitsweisen wie Papierkopien, Papierakten und Archivverwaltung wird es bald nicht mehr geben. Papier wird durch elektronische Anwendungen abgelöst. Damit schafft die Stadt Solingen den Sprung in die digitale Zukunft und unterstützt die Verwaltung bei der Mammutaufgabe, moderne IT-Technologien für die Mitarbeiter:innen zur Verfügung zu stellen.

Mammutprojekt Digitalisierung: Die Stadt Solingen packt es an

Standardisierung von Schnittstellen, Optimierung von Arbeitsprozessen, einheitliche Verarbeitung und Ablage eingehender Dokumente, Datenschutz, Informationssicherheit und individuelle rechtliche Anforderungen der einzelnen Fachbereiche – all diese Aufgaben werden von der Stadt Solingen mit einem Pilotprojekt und einem Gesamtkonzept angepackt. Das ambitionierte Projekt der elektronischen Akte hat unzählige Vorteile für die Stadtverwaltung, für die Bürger:innen und für die Umwelt.

Die Klingenstadt Solingen ist auf dem Weg zur modernen, zukunftsfähigen, nachhaltigen, spannenden Stadt mit einer Vorreiterrolle im Bereich der Digitalisierung. Die Stadt Solingen packt es an!



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Klingenstadt Solingen ist Modellprojekt für „digitale Ratssitzungen“


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